SA8000社会责任管理体系审核之现场审核

现场审核

     审核组在完成了全部的审核准备工作以后，可以按预先约定的日期到被审核方现场实施现场审核。现场审核的主要步骤包括召开首次会议、收集审核证据、确定不符合项并编写不符合项报告、召开末次会议并宣布审核结果。

一、首次会议

     首次会议是现场实施的第一步。首次会议顺利与否，对随后的审核工作影响重大。首次会议由审核组长主持，参加人员为审核组全体成员、被审核方的高层经理、管理者代表及各有关部门主管。会议应严肃而不拘谨，语言精炼，一般不宜超过30分钟。

    首次会议的内容和程序如下：

    1．向被审核方介绍审核组成员，到会人员签名登记。

    2．重申审核类型、审核目的、审核依据和审核范围。

    3．重申审核计划，强调审核期间工作时间安排及末次会议时间。

    4．介绍审核方法和程序，应申明审核采用的是抽样调查方法。

    5．介绍审核结果的处理方式，说明不符合项和最终审核报告的签发方式。

    6．重申保密规定。对认证机构来说，被审核方提供的所有资料都是保密文件，不得向任何第三方透露。

    7．明确陪同人员。被审核方的向导熟悉需要审核的部门和项目，为审核员提供协助。

    8．确定审核所需的资源和设备。如审核员办公室、开会场所、交通工具、办公用品、防护用具及午餐安排等，都需要在首次会议上确认。    ．

    9．征求被审核方对审核安排的意见。有不清楚的地方应进一步说明，没有异议则首次会议结束。

    10．如果审核组不熟悉审核范围，可以安排审核组成员快速巡视审核现场范围，熟悉审核现场的分布和特点，进一步部署审核活动。

二、收集审核证据

     首次会议后，审核组根据审核计划分组进行审核，收集审核证据。审核证据是关于事实的可以验证的信息、资料、记录或者陈述。审核证据可以是定量的，也可以是定性的，具有可验证性或可重复性。审核证据可以通过工人面谈、文件记录审阅、现场检查和现场测量测试等方法取得。

    审核员应亲自挑选工人，而不是由被审核方指定。审核员应分9rj从工作现场、人事登记表和工资表等不同的渠道挑选。应注意所挑选的工人应合理地分布在不同的部门、不同的工作年限、来自不同的地区和男女性别，确保访问到的工人具有较强的代表性。挑选

    工人应征得工人的同意，如果工人不愿接受访问，审核员应另外挑选其他工人。

    访问工人应在审核员和挑选的工人之间进行，不应有被审核方代表参加。访问工人可以通过小组访问或单独访问的方式进行，审核员应作出适当的组合。在开始访问前，审核员应营造宽松平和的谈话环境，应清楚表明自己的身份，表明自己并不是当地政府人员，也不是公司管理层的代表，访问过程和结果都是保密的，不会透露给公司管理层。

    审核员应查阅尽可能完整的公司文件记录，不完整的资料往往不能表明体系的持续有效运行。至少应查阅以下资料：

    (1)公司营业执照及政府发放的其他许可证；

    (2)政府部门检查记录：如消防验收报告和劳动年检证；

    (3)公司规章制度及劳动纪律；

    (4)工人人事档案及年龄文件副本；

    (5)劳动合同及其他协议；

    (6)工作时间记录，包括工卡、考勤表、加班记录和休息请假记录；

    (7)工作时间控制记录；

    (8)工资记录，包括工资标准、工资计算记录和工资发放记录；

    (9)社会保险和福利记录，包括缴费记录、收费记录和登记表；

    (10)工人违规记录及处理；

    (11)安全卫生检查记录；

    (12)特种设备年检登记记录，包括锅炉压力容器及厂内机动车辆、电梯和起重机械等；

    (13)化学危险物品存放及使用记录；

    (14)作业场所空气及噪音检测记录；

    (15)劳动保护用品发放及回收记录；

    (16)工人健康检查记录；    

    (17)安全卫生培训记录；

(18)消防安全演习记录；

    (19)事故及工伤记录；

    (20)工人投诉和处理记录。

    安全卫生问题是整个审核过程的一个重要环节，也是现场检查主要目的之一。曾经发生过这样的一个案例，某家工厂通过SA8咖认证审核后不久发生了严重的塌楼事故。因此负责现场检查的审核员一定要经过专门的安全卫生培训和具有丰富的工作经验，最好是一名安全专业人士，如注册安全主任。现场安全检查至少应注意以下几点：

    (1)厂房宿舍结构是否安全，是否妥善维修?

    (2)是否使用“三合一”厂房?

    (3)安全出口是否足够，安全通道是否堵塞?

    (4)消防器材是否齐全，是否妥善保养?

    (5)机器设备是否安全，安全装置是否齐全?   

    (6)锅炉、压力容器及起重设备等特种设备是否检验合格并登记?

    (7)有毒有害危险品是否妥善保管和使用?

    (8)工作场所通风、照明是否合适?

    (9)个人防护用品是否合适，是否坚持使用?

    (10)特种作业人员是否持证上岗?

    (11)安全标志和紧急照明是否齐全?

    (12)急救箱是否齐全，是否补充药品?

    (13)厕所及饮水是否远离工作场所?

    审核员应时刻牢记审核目标、范围和计划安排，不要轻易偏离“检查表”轨迹。如没有发现问题，不应非要找到问题为止，否则这对被审核方是不公正的，而且违反抽样原则；如确需进一步调查取证，可征询审核组长同意后，方可临时偏离检查表。审核员应在现场亲自抽取或监督抽取样本，不能都由被审核方代表代劳。审核中与被审核方发生矛盾时，审核员应尽量克制。审核中若发现足以决定不推荐注册的严重的不符合项，经审核组长确认，必要时报高层经理批准，可提前中止现场审核。

    现场审核的注意事项：

    (1)审核组长要控制审核的全过程，包括：①控制审核进度，既不要敷衍了事，也不要拖延时间；②控制审核计划，除非特殊情况，不得改变审核计划或增减审核员；③控制气氛，应营造和谐及合作的气氛，避免产生争执；④控制纪律，不得有任何违反纪律的行为；⑤控制客观性，不能主观猜测和臆断；⑥控制审核结果，审核结论应经过认真的讨论谨慎作出。

    (2)要科学地选择样本。选择样本时应考虑到社会责任活动的复杂性。在对文件、数据抽样时要体现随机性，如在一年的数据中每个月都要取若干个数据，这样抽样具有代表性。审核员在抽查样本和与员工面谈时，为了表示对被审核方的尊重，应征得被审核方部门主管或陪同人员的同意。    ．

    (3)充分利用检查表。在现场审核时应充分利用检查表，不要轻易偏离检查表提问题。当然也不能过分依赖检查表，检查表中的问题往往只给一个线索，真正找出不符合项还需要进行跟踪提问。

    (4)发现不符合项时，应追根溯源。有些问题光从表面现象判定不符合是不够的，真正不符合的原因要做更进一步的调查，以确定在体系哪一个环节上出现不符合。

    (5)与被审核方共同确认事实。当发现不符合项时，审核员应尽量征得被审核方的认可，以便被审核方采取纠正行动，如果被审核方确定有足够的证据推翻某个不符合项，审核员应撤消该项不符合报告。当双方有争执时，审核员应尽量耐心说服被审核方，并强调审核是针对体系，而不是针对人。

    (6)始终遵守审核员行为守则。审核员在整个审核过程中都应保持客观、公正、认真、明确、有礼貌和为被审核方保密的原则。

    现场审核应收集充足的客观证据，以便判定被审核方社会责任管理体系是否符合审核准则。审核证据来自面谈、文件审阅和现场观察，应注意交叉核对不同来源的资料是否一致，发现明显差异时应追根溯源，确认被审核方提供了成套的虚假资料时应报告组长处理。应随时对偏离社会责任管理体系审核准则的表现作出记录。在实际审核中以下几方面可做为客观证据：

    (1)现场观察及文件审阅中存在的客观事实。

    (2)访问时，与被审核的活动的负责人的谈话可以成为客观证据，但还应注意，面谈取得的信息应通过独立的来源予以核实。独立的来源包括观察、记录和测试结果。对无法核实的信息应给以标识。传闻、陪同人员或与被审核的活动无关的人员的谈话不能作为客观证据。

    现场审核要注意根据公司的具体情况选择不同审核方式，常用的审核方式有以下三种：

    (1)自下而上和自上而下的审核方式

    所谓自上而下的审核方式，是指先到信息比较集中的部门了解总的情况，然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查核实。采用这种审核方式的典型例子是对不符合情况的调查，先到管理者代表处或人事部查询以往的不符合报告记录，然后抽样到各部门检查不符合项纠正行动的落实情况和是否有预防措施。

    所谓自下而上的审核方式，是指先在多个部门调查研究，选择一批样本到某一集中管理的部门去审核。这类方式的典型例子是对培训的审核。审核员先到各部门查询员工接受培训的情况，然后到人事部查询所取样本是否有培训记录。

    (2)正向和逆向的审核方式

    正向和逆向的审核可以从两个方面来理解。一方面把社会责任活动——社会责任因素——社会责任影响看作一个顺序，从活动到因素再到影响是正向。从影响到因素再到活动就是逆向。另一方面把管理体系五大要素看作一个顺序，从社会责任政策——策划——实施与运行——检查与纠正行动——管理评审是正向，反之是逆向。

    (3)按要素审核和按部门审核的方式

    按要素审核是指针对某一要素去审核相关部门，最后所有要素都要审核。按部门审核是指针对某一部门审核所有有关要素，最后所有相关部门和所有9个要素都要审核。按要素审核，往往一个要素涉及许多部门，审核组要访问许多部门才能完成一个要素审核。而每一个部门要重复接受多次审核才能完成审核任务。这种做法效率低且影响公司的生产运行。按部门审核时，审核组对涉及到的各个要素一次审核清楚，所复去各个部门审核，比较实用和受到被审核方欢迎。最后按要素把各部门的审核结果整理出来，得出总的结论。一般情况下，审核采用按部门审核的方法较为普遍，有时两种方式都采用。

三、确定不符合项和编写不符合项报告

   对审核中发现的问题，审核组将以不符合项报告的方式提交被审核方和认证机构，并在此基础上编制对被审核方社会责任管理体系是否有效性的结论。因此，不符合项报告应简单明了，只陈述客观事实，不进行分析、评判，但又要使被审核方以此为依据分析问题，确定纠正行动。一份不符合项报告只记录一个不符合项内容。

    社会责任管理体系审核中的不符合项是指那些违背审核准则的审核发现。审核准则又称审核依据，它包括SA8删标准、适用于被审核方的社会责任法律法规及其他要求，和被审核方的社会责任管理体系文件。不符合项按其严重程度和可能造成的后果可以分为轻微不符合项和严重不符合项两类。

    1．严重不符合项。出现以下三种情况之一的，即构成严重不符合项。

    (1)体系运行出现系统性失效。如某一要素或某一关键过程重复出现失效现象，即多次重复发生不符合现象，又未能采取有效的纠正行动加以消除，形成系统性失效。

    (2)体系运行出现区域性失效。如在某一部门，体系要素的全面失效现象。例如各层次中各部门的培训失效或某一车间有害物浓度长期超标，又没有纠正行动。

    (3)造成严重的社会责任危害。如使用监狱劳工或童工、发生群死群伤或火灾等灾难性事故、发生全厂性罢工等重大劳资纠纷事件。

    2．轻微不符合项。出现下列情况之一的，即构成轻微不符合项。

    (1)对满足社会责任管理体系要素或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题。

    (2)对保证所审核区域的体系有效性而言，是次要的问题。   

    3．观察项。出现下列情况之一的，即构成观察项。

    (1)存在问题，但证据不足，需要提醒被审核方注意的事项。

    (2)已发现问题的迹象，但尚不构成不符合项，继续发展可能构成不符合项。

    观察项一般不列入不符合项报告，也不列入最后的审核报告。设置观察项有利于促进被审核方改进社会责任管理体系。

    4．不符合项报告内容。不符合项报告包括以下内容：

    (1)被审核部门及负责人姓名；

    (2)审核员姓名；

    (3)审核准则；

    (4)不符合事实的描述；

    ①写明是什么事情，只陈述客观事实，不作任何分析或论断。

    ②写明是谁说的或是谁做的，只写职务，不必写姓名。

    ③写明规定的要求是什么，写出规定的具体内容。

    ④写明必要的细节，使之便于追溯，如地点、部门，或者标准、手册、程序、作业文件的名称和章节号。

    (5)不符合类型，确定是轻微还是严重不符合项；

    (6)建议采取的纠正行动计划及完成日期；   

    (7)纠正行动完成情况及验证。

    对确认有严重不符合项的公司，均不予推荐注册；对有轻微不符合项的数量尚不足以构成严重不符合项的公司，一般均予以推荐注册，但需采取纠正行动，并经认证机构跟踪确认已完全符合后，才能予以发证。

    5．审核结果的汇总分析

    为了使审核结论更准确，审核组长在末次会议前应召开一次全体审核员会议，对审核结果作一次汇总分析，以便对被审核方的社会责任管理体系作出公正的评价，为末次会议作准备。汇总分析可以考虑以下几个方面：

    (1)从发现的不符合项分析：如不符合项的总数，其中严重不符合，轻微不符合各有多少项。如果审核的按部门进行的，则列出不符合项涉及哪些要素，其中哪个要素最多或最严重。有了这些数据，大致可以清楚这个部门的薄弱环节在哪里。

    (2)从发展的历史和趋势分析：将上次审核发现的不符合项的总数及其构成与本次审核结果比较，体系是在持续改进还是在退步。从对上次纠正行动完成的情况及有效性的分析，也可看出社会责任管理进步或不足的情况。

        表3  SA8000社会责任管理体系审核不符合项报告

     在上述汇总分析的基础上，可以总结公司管理体系存在哪些薄弱环节及其严重程度，从而得出整体性的结论意见。

四、末次会议  

     现场审核完成之后，审核组应召集被审核方的高层经理、管理者代表和有关部门的负责人员举行末次会议，其主要目的是向被审核方介绍审核发现，使他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据。如果时间允许，审核组长一般在末次会议前与管理者代表交流，以避免在较大规模的末次会议上发生争执。关于审核发现的重要性和措辞的最终决定权属于审核组长，尽管委托方和被审核方可能持有异议。

    在末次会议上，审核组长应就公司社会责任管理体系的符合性、有效性做出总体评价和结论。结论应全面总结社会责任管理的成绩和问题。在末次会议上审核组长还应澄清或回答被审核方提出的问题，并告诉被审核方审核报告送发的日期。

    末次会议由审核组长主持，按预定时间举行，会议程序和内容包括：   

    1．出席会议人员。只要可能，凡参加首次会议的人员都应参加，并在签到表上签名；

    2．感谢被审核方对审核工作的支持和配合；

    3．重申审核的类型、目的、范围、依据和方法；

    4．肯定被审核方在社会责任管理上的优点和成绩，但也有不符合项；

    5．逐条介绍审核过程中确定的不符合项；

    6．重申审核是采取抽样检查的方法进行，声明可能有未发现的不符合项，被审核方应举一反三，纠正可能存在的其他同类问题；

    7．全面总结并作出结论。介绍审核了多少部门，查阅哪些文件记录，访问了多少工人，发现了多少不符合项，介绍运行体系对SA8印0标准的符合程度、实施程度和实施效果。然后，宣读审核组基于客观事实所作出的社会责任管理体系是否有效性的结论。最后还应告诉被审核方，审核组是否将向认证机构推荐注册；

    8．征求被审核方对不符合项报告、总结报告结论的意见；

    9．请被审核方代表在审核报告、不符合项报告上签字，并将一份副本交给被审核方作备忘录，以便采取纠正行动；

    10．商定未尽事宜。若审核组决定推荐注册，则要求被审核方做出对存在的问题采取纠正行动的承诺，确定纠正的时间，并在30天内以书面报告的形式报告纠正行动计划；对因存在严重不符合项等问题暂不推荐注册的，应当做出对存在问题采取纠正行动的承诺，并提出纠正时间；若不拟继续申请注册，则审核组长应在审核报告中向认证机构说明。